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SESIÓN 15

FIN DE SEMESTRE

USO DE CMAPTOOL PARA ELABORAR MAPAS CONCEPTUALES

SESIÓN 14 - ACTIVIDAD 4.

MINDMANAGER

Mindjet MindManager provee una interfase visual intuitiva que rápidamente permite capturar, organizar y compartir ideas e información; es el software líder en el mapeo de información de negocios, mejorando la planeación de proyectos, la organización de procesos y el manejo de información para individuos y equipos de trabajo. Este software maximiza el rendimiento de los negocios al mejorar la calidad del pensamiento estratégico, acelerar proyectos y multiplicar la productividad. Un mapa es una representación visual de información e ideas. La idea principal o el título está ubicado en el centro del mapa, las ideas (tópicos) complementarias se desprenden del centro y se organizan de forma radiante y jerárquica alrededor de ella. Los tópicos dentro del mapa comienzan desde la hora uno del reloj y se leen en el mismo sentido en que se mueven las agujas del reloj

Mindjet Connect es un servicio complementario que permite a los usuarios de MindManager colaborar proveyendo espacio en un servidor centralizado y seguro de Mindjet para guardar documentos. Cuando crea una cuenta de Mindjet Connect, usted puede agregar usuarios invitando colegas o amigos a unirse. Usando MindManager 8 para Windows o MindManager Web, los usuarios pueden crear espacios de trabajo – áreas discretas virtuales dentro de la cuenta – para guardar mapas y otros archivos. Después, los usuarios agregan contenido a los espacios de trabajo importando documentos existentes o creando documentos nuevos  directamente en el espacio de trabajo. Los usuarios colaboran mutuamente co-editando mapas contenidos en los espacios de trabajo, editando archivos y usando el Chat interno de Mindjet Connect y las funciones de Instant Meeting. Para más información en la creación de la cuenta y en el uso de Mindjet Connect haga clic en Create Account en el botón Connect.

Los mapas están compuestos de los siguientes tópicos y objetos:

Cuando creé un mapa en MindManager, estos elementos le permitirán exponer y organizar su información. Adicionalmente, puede agregar:



Botón MindManager (MindManager Button)

Abre el menú de aplicaciones con los comandos para abrir, guardar, imprimir, organizar, enviar y publicar sus mapas

Banda (Ribbon) Da acceso directo a los comandos que crean y editan sus mapas. Los comandos están organizados bajo rótulos. Algunos comandos tienen pequeñas flechas. Al hacer clic en estas flechas, puede abrir listas o ventanas de diálogo con más opciones. Oprima Ctrl.+F1 para minimizar la Banda cuando no la esté usando.

Barra de herramientas de acceso rápido (Quick Access Toolbar)

Abre una serie de comandos distintos a los que actualmente se ven. Puede personificar los comandos que aparecen en la barra de herramientas o debajo de la Banda

Pestaña Mindjet Connect (Tab)

Incluye los comandos para crear una cuenta, conectarse e invitar usuarios y administrar cuentas

Pestañas de trabajo (Workbook Tabs)

Le permite alternar entre mapas o, al hacer clic en el botón derecho del Mouse, acceder a los comandos del mapa

Barra de estado (Status Bar)

Provee acceso rápido a los comandos que controlan la vista del mapa. También es posible abrir una ventana de tareas y prioridades desde la Barra de estado

Panel de tareas y prioridades (Task Panes)

Contiene los comandos y recursos necesarios para acelerar la creación de mapas. Igualmente, lo ayuda a mantenerse organizado

MindManager incluye los siguientes paneles de tareas:

Centro de aprendizaje (Learning Center): tiene acceso a tutoriales, otros recursos de aprendizaje y una selección de mapas de muestra.

Libreria (Library): permite adicionar íconos, imágenes y fondos a sus mapas.

Marcadores (Map Markers): permiten organizar y aplicar marcadores para codificar los tópicos de los mapas.

Mis mapas (My Maps): permite organizar sus mapas favoritos y de esa forma podrá acceder a

ellos de forma más rápida.

Búsqueda (Search): permite buscar mapas que contengan un texto específico.

Información sobre las tareas (Task Info): sitúa información sobre las tareas en los tópicos.

Partes de los mapas (Map Parts): aplica, organiza y crea estructuras de tópicos re-usables.

El buscador (Browser): permite mirar los objetivos de los hipervínculos y también permite mirar y editar los adjuntos.

Sesión 13 - Actividad 3.

MINDMANAGER

MindManager

Es un programa comercial de mapas mentales (mind map) desarrollado por Mindjet Corporation. Los mapas mentales creados en MindManager se basan en el método de mapeo de la mente por Tony Buzan. La última versión, MindManager 8, está disponible solamente para Microsoft Windows, aunque las versiones anteriores apoyadas Mac OS X y los archivos creados en las versiones más recientes son compatibles con ambas plataformas. En 2008 presentó Mindjet Connect, un servicio de colaboración en línea con el almacenamiento centralizado, Instant Meeting, y las características de comunicación. Connect es accesible con MindManager 8 en Windows y Web a través de MindManager, basado en un cliente de Flash. Las características que se incluyen en el manual son para el soporte de gestión de tareas, filtros, proceso abierto API, y el apoyo de RSS. Los mapas pueden extraer datos de Microsoft Excel y Outlook, y pueden ser exportados a Microsoft Word, PowerPoint, Visio y Project, así como a páginas web HTML y como a documentos en formato PDF. MindManager permite a las empresas y a las personas a trabajar más inteligentemente, pensar de forma creativa y ahorrar tiempo de revolucionar la captura visual y gestión de la información. MindManager es un excelente gestor de proyectos con el que podrá tener perfectamente organizadas todas sus ideas, objetivos, opciones, etc., tener una perspectiva general de su trabajo y al mismo tiempo no olvidarse de ningún detalle. Mindmanager es un software libre (http://mindmanager.softonic.com/) desarrollado por Mindjet para la elaboración de mapas mentales, orientado a los negocios y empresas, aunque puede aplicarse en cualquier sector de la ciencia y la tecnología. Su utilidad fundamental radica en las facilidades que ofrece para la construcción de esquemas de planteamiento y solución de problemas de información. Posibilita la creación de una vista panorámica de los pasos a seguir, de la ruta que debe cumplirse para resolver un problema, los objetivos perseguidos y los resultados finales que deben obtenerse al concluir una investigación. Los mapas ofrecen una visión general sobre el contenido del problema de información, así como sus proyecciones y estrategias de búsqueda de información. Facilitar la comprensión del contenido expuesto permite una mejor organización del trabajo. La presentación de una información gráfica estructurada en forma de mapas mentales contribuye al incremento de la productividad en el trabajo de las distintas áreas de la organización.



Sesión 12 - actividad 3.

RESEÑA ACERCA DE EXCEL



Una de las facilidades que nos proporciona Excel 2007 es modificar el aspecto de las filas (se ajusta automáticamente dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en la fila; otro método es por medio del menú Formato, elegir la opción autoajustar alto de fila; o por medio del ratón); columnas (por defecto es de 8.43 caracteres o 10.71 puntos, se puede modificar por dos métodos, utilizando el menú Formato, elegir ancho de la columna, escribir la anchura deseada; o por medio del ratón), el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable. Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo (cuya longitud máxima es de 31 caracteres) se puede hacer por medio del menú Formato y elegir la opción cambiar el nombre de la hoja, escribir el nuevo nombre y pulsar intro. Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, debes seleccionar las hojas a ocultar, seleccionar el menú Formato, elegir la opción Ocultar y mostrar, aparecerá otro submenú, seleccionar la opción Ocultar hoja; si deseamos mostrar las hojas ocultas: seleccionar el menú Formato, elegir la opción ocultar y mostrar, elegir la opción mostrar hoja, seleccionar la hoja a mostrar. Excel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo: seleccionar el menú Formato, elegir la opción color de pestaña, seleccionar el color deseado; para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que el principio de este apartado, pero ahora seleccionar la opción Sin color. Para insertar y eliminar elementos como filas, columnas, celdas y hojas se siguen los siguientes pasos: seleccionar la (las) fila (s) sobre la que se quiere añadir (eliminar), dar clíc en el botón derecho del mouse, seleccionar la opción insertar (eliminar) filas de hoja, todas las filas por debajo de la nueva bajarán de posición; para insertar columnas también se siguen los mismos pasos. Para insertar hojas en un libro de trabajo (hasta 225) en la parte inferior de la hoja del lado izquierdo, aparecen los tres nombres de las hojas existentes, en el lado derecho de los mismos aparece una pestaña, das clíc y se anexa otra hoja. Para mover una hoja, colocas el cursor sobre el nombre de la hoja de cálculo a mover, das clíc sin dejar de presionar y desplazas al nuevo lugar o posición. Si lo que queremos es copiar toda la información de la hoja, da clíc en la intersección entre las columnas y los renglones (parte superior izquierda de la hoja), presiona las teclas CTRL + C, te posicionas en la nueva hoja de destino en la celda A1 y presionas las teclas CTRL+V.

Otra de las funciones que nos permite realizar Excel es crear gráficos, el tipo de gráfico dependerá de la información proporcionada y del tipo de análisis que se desee hacer. Una vez creado un gráfico, lo puedes pegar como objeto en la misma hoja de cálculo o en una hoja de cálculo independiente. Para insertar un gráfico es por medio de la sección de gráficos que se encuentra en la pestaña insertar; es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico; en caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco; en la pantalla diseño seleccionamos el botón seleccionar datos, pulsa el botón que tiene una flecha roja y selecciona las celdas a participar. Para modificar las características del gráfico en la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por medio de la sección Fondo, podrás modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo así como su tamaño y/o la posición.

Una vez definido el libro, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos, títulos WordArt, imágenes, fotografías, autoformas, etc. Los elementos gráficos que se puede insertar son: imágenes desde archivo, imágenes prediseñadas, autoformas, SmartArt, WordArt, Una vez terminado el trabajo, se pueden manipular las imágenes seleccionando el objeto, aparecerán los controladores de tamaño, si posicionas el puntero del ratón sobre él, cambiará el aspecto del puntero y podrás arrastrar la imagen hasta la posición deseada; para modificar el tamaño, se sitúa el puntero en las esquinas, cambia de forma, hacer clíc y se arrastra hasta conseguir el nuevo tamaño. Para cambiar otras propiedades del objeto debemos utilizar las opciones definidas para ese objeto; mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen (cambiar imagen, contraste, brillo, restablecer imagen, comprimir imágenes, recortar, rotar, contorno de imágenes, estilos de imagen, efectos de la imagen). Para insertar autoformas y dibujos hacer clíc en el menú Formas, aparecerá un listado, selecciona el que más te guste o necesites haciendo clíc sobre ella; haz clíc en la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma. Para modificar dibujos (giros y cambios de tamaño), primero debes seleccionar el objeto, aparecerán los puntos de control, ya se mencionó anteriormente los pasos a seguir en éste caso. Si aparece un rombo amarillo, sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. Si seleccionas el círculo verde, el objeto girará. Para añadir texto a un dibujo, da clíc en el botón derecho del mouse y selecciona insertar texto. Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al cual queremos aplicarle éste tipo de estilo y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

A veces es útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel. Este proceso es tan sencillo como copiar y pegar. Para importar datos de Excel a Word, además podemos hacer que los datos queden vinculados (es decir, al hacer un cambio en la hoja de Excel, éste cambio queda reflejado en el documento de Word). Una tabla de Excel es u conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada por tanto podremos componer como máximo una lista de 255 campos y 65536 registros. Las tablas son útiles por que además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: a) ordenar los registros, b) filtrar el contenido de la tabla por algún criterio, c) utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado, d) crear un resumen de los datos, e) aplicar formatos a todos los datos. Para crear una tabla se siguen los siguientes pasos: seleccionar Tabla de la pestaña Insertar, aparece crear tabla, selecciona el número de celdas y columnas, hacer clíc en aceptar.

Sesión 11 - Actividad 3.

El siguiente escrito pretende mencionar y ejemplificar las características de Microsoft Office Excel 2007, espero sea de tu agrado y te sirva de algo.

Microsoft Excel 2007

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva, para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Existen dos formas básicas de iniciar Excel 2007: 1) desde el botón Inicio; al colocar el cursor sobre Todos los programas, selecciona Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel y se iniciará el programa, 2) desde el icono de Excel del escritorio. Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: hacer clic en el botón cerrar, pulsar la combinación de teclas ALT+F4, hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir. La hoja de cálculo de Excel cuenta con columnas, las cuales se denotan con las letras mayúsculas A, B, C, …… y por filas nombradas por números 1, 2, 3, … Para poder utilizar Excel basta con que sepas realizar operaciones básicas; aunque si tienes conocimientos de matemáticas podrás sacar mejor provecho. Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial cuyos componentes fundamentales son: a) movimiento rápido en la hoja, a través de las teclas activas se puede desplazar: celda Abajo, celda Arriba, celda Derecha, celda Izquierda, Pantalla Abajo (AVPAG), Pantalla Arriba (REPAG), Celda A1 (CTRL+INICIO), Primera celda de la columna activa (FIN FLECHA ARRIBA), Última celda de la columna activa (FIN FLECHA ABAJO), Primera celda de la fila activa (FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO), Última celda de la fila activa (FIN FLECHA DERECHA). Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. Dentro de nuestro libro de trabajo existen 3 hojas de cálculo, aunque el número podría aumentar o disminuir según las que se necesiten, para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo hacemos clic sobre cualquier pestaña para cambiar de hoja, si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: Hoja Siguiente (CTRL+AVPAG), Hoja Anterior (CTRL+REPAG).

En una Hoja de Cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: valores constantes (un dato que se introduce directamente en una celda), puede ser un número, una fecha u hora, o un texto; FÓRMULAS (una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores), la fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene, las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la misma; cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error, dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no, cuando nos avisa del error, aparecerá un cuadro de diálogo, el cual nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. FUNCIONES: existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan, hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias. A) Referencia relativa: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. B) Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. C) Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que seleccione la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, etc., tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como... Si el fichero ya existía aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que cambiar el nombre inicial o cambiar de carpeta. Una vez terminado el trabajo, debemos salir del documento, por medio del Botón Office elige la opción Cerrar. Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú. Hecho esto, podemos abrir un nuevo libro de trabajo (CTRL+N) o abrir un trabajo ya existente seleccionando la opción Abrir del Botón Office.

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para seleccionar una hoja entera, debe situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Para copiar unas celdas a otra posición, seleccionar las celdas a copiar (CTRL+C), seleccionar la celda sobre la que quieres copiar el primer dato y pega (CTRL+V). Para mover las celdas a otra posición, seleccionar las celdas, presiona CTRL+X, sitúa el cursor en la nueva posición y presiona CTRL+V. Si deseas borrar celdas, debes seleccionarlas y presionar la tecla Supr. Excel nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, podemos cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada, crear líneas en los bordes o lados de las celdas, añadir bordes a las celdas o pares de celdas; sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás, colocar color de fondo, color de trama. Excel2007 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro, para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja, cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo. Excel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas. Existen dos tipos de contraseñas: a) Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña,  b) Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.



SESIÓN 10 - ACTIVIDAD 4

RESEÑA DE:

12. Trabajar con organigramas

13. Dibujar formas

14. Insertar sonidos y películas

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas. Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción SmartArt. Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparecen nuevas pestañas de organigramas Diseño y Formato: a través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama. Para añadir texto en organigramas, únicamente tienes que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama. Puedes aplicar al texto: subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc. Para añadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir, después en la pestaña Diseño despliega el menú Agregar Forma y selecciona la opción Agregar forma debajo. Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y después en la pestaña Diseño desplegar el menú Insertar Forma y seleccionar Agregar asistente. PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro, para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas. Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar: La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas, forma libre y mano alzada. Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y arrastramos sin soltar el botón hasta donde queremos que acabe. Para finalizar el dibujo, habrá que hacer doble clic. Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos, que nos permitirán modificar su forma: los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde la esquina, mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten alargar o ensanchar la figura. Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la figura. Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma independiente para cada tipo de forma. Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas, podemos modificarlas independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaña Formato. Esta opción no está disponible en formas que no sean libres y para poder hacerlo, primero debemos pulsar en Convertir a forma libre. Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodeará de unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla. Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma seleccionada. Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal. Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...). El estilo por defecto cambia en función del diseño de la diapositiva. Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña Formato, y también en la sección Dibujo, de la pestaña Inicio. Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un desplegable que permite modificar el fondo de la forma. PowerPoint incluye unos estilos prediseñados, (Estilos rápidos), que aplicarán una combinación de colores y efectos sobre las formas seleccionadas, que podremos modificar. Para aplicar uno de estos estilos, seleccionaremos la forma creada y elegiremos uno de los estilos, pulsando en Estilos rápidos, o eligiéndolo en Estilos de forma.

Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas. Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido, después selecciona Sonido de la Galería multimedia, haz doble clic sobre él, una vez elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un altavoz que representa al sonido. Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaña opciones que aparecerá. Podemos también refinar las propiedades del sonido. Despliega la pestaña Animaciones, y haz clic en el botón Personalizar animación. Aparecerá un cuadro de diálogo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos, abrirá la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las siguientes diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que puedes ver. Despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido. Después selecciona Sonido de archivo, te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez encontrado pulsa Aceptar. Despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido. Después selecciona Reproducir pista de audio de Cd, indícale desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar. Para insertar una película, despliega la pestaña Insertar y despliega Película, después selecciona Películas de la galería Multimedia, aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint, haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.